Stopp das Chaos am PC

PC-Ordnung leicht gemacht

Es ist heute kaum noch möglich, auf der Arbeit ohne einen Personal Computer und dessen täglichen Gebrauch auszukommen. Es macht dabei kaum einen Unterschied, ob man sich im Bereich kaufmännischen oder gewerblichen Bereich befindet. Ob Rechnungsschreiben, Verwaltungsaufgaben oder Erstellung von Dateien und Fertigungsplänen. Letztlich ist es abhängig von der Ordnung im PC, wie schnell man an die Daten gelangen kann, ohne dauernd über die Suchfunktion gehen zu müssen.

Wer an dieser Stelle der Meinung ist, dass dies doch ohnehin bereits „jeder“ so macht, der sollte sich einmal die Computer in vielen Unternehmen anschauen. Sicherlich ist vieles über Anwenderprogramme in trockenen Tüchern. Doch was ist mit den Dokumenten, die separat über Excel oder Word geschrieben werden? Genau, sie müssen gesondert gespeichert und verwaltet werden. Gibt es nicht zufällig einen Systemadministrator im Unternehmen, ist tatsächlich jeder für seinen „Schreibkram“ selber zuständig. Und genau an diesem Punkt beginnt meist das kleinere oder größere Chaos.

Was macht der Systemadministrator?

Grundsätzlich ist er für den reibungslosen Ablauf aller Computerprogramme zuständig. Dies beinhaltet natürlich alle Anwenderprogramme als auch die weniger spektakulären wie Office-Word oder Office-Excel. Er sorgt dafür, dass Probleme gelöst und überflüssige Datenvolumen gelöscht werden. Dies geschieht regelmäßig.

Wer selber für diese Aufgaben zuständig ist, sollte sich mit der regelmäßigen Archivierung auf externen Festplatten oder DVDs befassen. Aus Sicherheitsgründen ist es notwendig, die wichtigsten Daten hier, am besten täglich, zu sichern. Kommt es dann zu Problemen, kann stets auf diese Sicherungsdaten zurückgegriffen werden. Diese gilt es sicher zu verstauen. Ein Tresor oder ein feuerfester Stahlspint wäre eine gute Investition. Natürlich kann auch das Bankschließfach bei geringen Speichermengen gute Dienste tun.




Ordner anlegen

Möchte man ein neues Dokument abspeichern, so kann zu jedem Zeitpunkt ein neuer Ordner erstellt werden. So lässt sich schnell das entsprechende Projekt, der entsprechende Kunde finden. Innerhalb dieser Rubrik kann selbstverständlich mit weiteren Unterordnern gearbeitet werden. Wie bei den herkömmlichen Leitz-Ordnern ist es empfehlenswert, diese in Jahre, Monate und natürlich Kunden oder Projekte zu unterteilen. Ob es zu weiteren Unterteilungen kommen kann bzw. muss, ist von Kunden bzw. vom Projekt abhängig. Dauerkunden sollten mit einem einzigen Mouse-Klick zu öffnen sein. Gerade wenn man mit dem papierlosen Büro liebäugelt, sollte man diese sehr adäquat durchführen. Nichts ist schlimmer als Daten, die gefunden werden wollen oder können.

 Löschen!

Nicht jeder trennt sich gerne von überflüssigen Daten. Doch ist es notwendig, um die optimale Kapazität des PC nutzen zu können. Sicherlich bedarf es eines kleinen Zeitaufwandes. Aber wenn es einmal viel zu tun gibt, soll der PC ja auch optimal verfügbar sein. Und ganz selbstverständlich ist es dann zu spät, um mehr Kapazität freizulegen. Ist man sich nicht sicher, ob man die Daten nun braucht oder nicht, können sie ja zunächst auf DVD / CD gezogen werden, um sie zu einem späteren Zeitpunkt durchzusehen.

Selbstverständlich?

Man könnte davon ausgehen, dass dies alles ein alt bekanntes Szenario sein sollte. Ein Vorgehen, das jedem PC-Besitzer, privat und gewerblich, in Fleisch und Blut übergegen sein sollte. Schließlich ist die Funktionsfähigkeit des PC das wichtigste Element, das uns bei unserer Arbeit unterstützt.

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